Per gestire bene il tempo lavorativo calibrando gli sforzi verso gli obiettivi poniamoci tre domande:
Cosa devo realizzare?
Su cosa dovrei focalizzarmi?
Quanto sono lontano dal mio obiettivo?
Prima definisci l’obiettivo, poi declina i risultati chiave e in base a questi ultimi stabilisci le azioni da fare ovvero i compiti.
OKR è un modello per identificare le priorità, assegnare gli obiettivi, misurare i risultati e definire i compiti a tutti i livelli dell’organizzazione, in modo continuativo.
OKR sta per Objective and Key Results ed è una delle metodologie organizzative più diffuse tra le aziende tecnologiche (Google, Linkedin, Amazon, Facebook, Spotify e tante altre).
Il modello degli OKR consente di:
- dare una direzione unica e condivisa all’azienda
- ridurre il tempo di procedure complicate
- gestire le priorità
- operare con disciplina
- usare la logica nei miei processi decisionali.
Ragionare in questo modo spinge a pianificare le attività sempre collegandole all’obiettivo finale e a non procede in modo disordinato o addirittura casuale in base a “dove tira il vento” o “al piatto del giorno”.
Le organizzazioni di successo si focalizzano su un numero limitato di iniziative che possono fare la differenza e i loro leader si impegnano a queste scelte con le parole e con i fatti.
Un leader investe tempo ed energia nella scelta di ciò che davvero conta per definire gli obiettivi iniziando da un pensiero chiaro. L’operazione di snellimento di un elenco di obiettivi è sempre una sfida, ma ne vale davvero la pena per generare: processi decisionali corretti, spirito di gruppo, performance superiori.
Per misurare quello che conta si parte dalle domande:
Che cos’è più importante per i prossimi tre o 6 o sei o 12 mesi?
Quali sono le nostre principali priorità per il prossimo periodo?
Dove devono concentrare l’impegno le persone?
Gli OKR non la classica “to do list” di un gruppo di lavoro, sono piuttosto un insieme di traguardi definiti con rigore che meritano particolare attenzione e che spingono le persone all’azione.
L’Obiettivo è la meta, indica dove andare, è una dichiarazione di missione per un determinato periodo di tempo e deve essere pertanto ambizioso e trasparente. Soprattutto gli obiettivi di livello alto devono essere dotati di significato.
I Risultati Chiave sono le metriche, che indicano se ci sta arrivando e devono essere pertanto quantitativi, misurabili e allineati agli obiettivi. È consigliabile identificarne da 3 a 5 per ogni obiettivo. I risultati di solito comprendono numeri ben precisi per una o più grandezze: ricavi, crescita, utenti attivi, qualità, sicurezza, quote di mercato, coinvolgimento dei clienti. Ciascun risultato chiave deve essere una sfida vera!
Gli Obiettivi e i Risultati Chiave sono il principio e la pratica, la visione e l’esecuzione.
Quando sono stati fissati gli obiettivi di livello più alto, comincia il passaggio dalla pianificazione all’esecuzione. I manager e tutti i collaboratori collegano le loro attività quotidiane alla visione dell’organizzazione. Questo significa allineamento!
Gli OKR devono quindi essere focalizzati e trasparenti, legando il lavoro di ciascun individuo agli sforzi del gruppo ai progetti di reparto e alla mission generale. Gli OKR sono così il veicolo d’elezione per l’allineamento verticale.
Un leader deve saper comunicare i perché e non solo i cosa, generando così vera condivisione, assicurandosi che gli obiettivi di livello più alto siano stati compresi chiaramente da tutta l’organizzazione.
In un sistema OKR i collaboratori possono vedere gli obiettivi di tutti fino all’amministratore delegato. La meritocrazia fiorisce alla luce del sole!
La trasparenza alimenta la collaborazione.
Così come gli obiettivi partono da un perché e descrivono cosa, i collaboratori scelgono come procedere nell’esecuzione dei propri compiti autonomamente.
Ecco perché il sistema nutre la motivazione nei collaboratori e sviluppa la capacità di delega nei manager, riducendo per questi ultimi il rischio di incappare e perdersi nel micro – management.
Inoltre, gli OKR mettono in luce gli sforzi ridondanti, facendo risparmiare tempo e denaro.
Affinché il feedback sia efficace deve essere ricevuto tempestivamente dopo il verificarsi dell’attività, infatti a differenza di altri sistemi per la gestione degli obiettivi, in un sistema OKR si pongono obiettivi per un periodo relativamente breve, per esempio se l’azienda pianifica su base annuale il tempo corrispondente degli OKR deve essere limitato al trimestre o forse addirittura al mese. La cadenza migliore per gli OKR è in ogni caso quella che meglio si adatta al contesto e alla cultura del vostro business.
A differenza dei tradizionali sistemi con obiettivi congelati (e spesso dimenticati), gli OKR possono essere rivisti o adattati a seconda dei cambiamenti di mercato e delle condizioni interne.
Per monitorare gli OKR abbiamo quattro opzioni da attivare in qualsiasi momento:
Continuare, quando un obiettivo è ancora attuale, valido e le azioni messe in atto per raggiungerlo sono coerenti.
Aggiornare, aggiustare, modificare un risultato chiave o un obiettivo con attenzione per rispondere ai cambiamenti nel flusso di lavoro o nell’ambiente esterno, chiedendosi che cosa si potrebbe fare in modo diverso.
Lanciare un nuovo obiettivo o risultato chiave ogni volta che se ne verifichi l’effettiva necessità.
Eliminare, quando un obiettivo ha superato la sua utilità, la soluzione migliore può essere metterlo da parte.
Deborah Palma
Fondatrice e Leader di Angels